Mettre en place des tableaux de reporting (partie 2)

Suite aujourd’hui de mon article sur les tableaux de reporting. Nous y avions vu que l’entrepreneur, même très tôt, avait un besoin impérieux de connaître et de suivre ses chiffres. Mais lesquels ? Et comment s’en servir ?

Une jeune entreprise est en effet un puits sans fin de données chiffrées, surtout lorsqu’il s’agit de faire quelques prévisions financières. Cependant, on se rend compte avec l’expérience qu’un business est en général facilement représenté avec seulement une petite dizaine de ces chiffres. C’est ce que j’appelle les « key metrics » d’une startup : les chiffres qui reflètent vraiment votre avancée concrète, et qui montrent si vous êtes sur la bonne voie.

L'entrepreneur doit aimer les chiffres, et les utiliser !

Cela implique donc 3 étapes :

  • savoir quels chiffres regarder à la loupe
  • parvenir à les mettre à jour régulièrement et les présenter de façon efficace
  • les faire parler et mettre en place les actions nécessaires

1. Trouver quelles sont vos « key metrics »

Chaque business a donc SES chiffres importants. Il ne s’agit pas là de données externes sur le marché (qui sont importantes aussi, mais qui n’ont pas leur place ici), mais bien de chiffres VOUS concernant. Parfois, ces chiffres sont faciles à obtenir, parfois il va vous falloir creuser pour découvrir ceux qui ont vraiment une influence sur votre réussite et le développement de votre jeune boite.

Par exemple :

Un e-commerçant regardera de plus près : son panier moyen, son taux de conversion, le coût d’acquisition, le taux de renouvellement de commande, le nombre de paniers abandonnés, le nombre d’inscrits à la newsletter, le taux de marge…

Un responsable d’agence (de conseil, en communication, …) regardera : le montant des devis en attente, le délai entre 1er contact et signature, le montant et la marge de chaque contrat, le nombre de contacts commerciaux effectués, le taux de charge de chacun des chefs de projets…

L’important, vous l’aurez compris, c’est d’avoir sous les yeux un tableau de bord simple, qui reflète votre activité et votre santé en tant que jeune pousse, et qui vous permette, mois après mois, de vous auto-évaluer et de prendre des décisions.

2. Utiliser votre reporting

Evidemment, construire un tableau de reporting une seule fois ne sert à rien. Vous devez, une fois que vous l’avez mis en forme, le remplir de manière régulière, et provoquer la discussion sur base des versions hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles. Cela peut se faire entre associés ou même avec quelques collaborateurs, voire de manière moins fréquente, avec vos « conseillers » (lire mon article sur la constitution d’un advisory board) ou actionnaires et investisseurs (qui de toute manière en demanderont un).

Dans tous les cas, il s’agit là d’une véritable routine à prendre, pour le faire régulièrement, sans se laisser perturber par le quotidien, ni par les mauvais résultats. Certains, parce que leur business n’avancent pas comme ils le souhaitent, font un peu l’autruche : ils préfèrent ne plus mettre à jour leur reporting, plutôt que d’affronter la réalité et essayer de trouver de ssolutions…

3. Passer à l’action

Plonger dans les chiffres est donc vraiment important pour les entrepreneurs, et une fois que vous en aurez l’habitude, vous verrez que c’est une excellente façon de passer à l’action et de gérer les priorités : sur fois des chiffres, vous pourrez entreprendre de nouveaux projets ou changer votre façon de fonctionner, et très vite voir l’impact de vos actions.

D’ailleurs, vous pouvez, une fois que l’entreprise grossit un peu ou prend son rythme de croisière, avoir un peu plus d’indicateurs (par exemple, chacun dans l’entreprise a sa propre fiche de reporting, avec 3 à 5 « metrics » dont il est responsable). Au final, vous n’avez vous qu’une seule fiche de pilotage, simple et épurée, que vous faites vivre continuellement.

Et vous utilisez les chiffres pour expliquer les résultats atteints et les enjeux à venir à tous les membres de votre équipe élargie.

Et vous, vous avez un système de reporting ? Vous aimez les chiffres ? Quels sont ceux que vous regardez à la loupe ?

3

  1. Dans mon histoire passée, j’ai trop souvent vu du temps perdu à construire des tableaux de reporting avec peu de temps pour l’analyse, et ne parlons pas du passage à l’action. C’est pourquoi j’ai fait intégrer les reportings essentiels dans la construction du site que je suis en train de faire.

    Ainsi, je pourrais extraire ces reportings d’un simple clic, me consacrer à l’analyse et à l’action… Enfin, j’espère :-)

    Les chiffres que j’ai prévu de regarder à la loupe sont ceux du trafic et du taux de conversion bien entendu. Le suivi du panier moyen bien évidemment. J’ai fait mettre en place un mini compte d’exploitation au produit, et au client afin de voir la rentabilité du business au plus vite et pouvoir réagir si besoin.

  2. Pour les sites de e-commercer, la plupart des plate-forme donne directement certain « key metrics », tout comme le fait google analytics. Il est ensuite assez simple de les paramètrer pour en avoir d’autres si on le souhaite.

  3. Très bon article.
    Merci pour tous ces conseils.

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