Quelques astuces pour gagner en « FOCUS » (si comme moi vous êtes trop touche-à-tout)

Je me suis amusé à refaire une Todo-List « complète » ce 1er mai : j’ai passé en revue tous les projets que j’avais sur le feu, ceux qui étaient un peu à l’arrêt, ceux que j’ai en tête et que j’aimerais bien lancer… et toutes les tâches qui s’y rattachaient. Et c’est en fait assez effrayant du point de vue dispersion de l’énergie

Cette situation n’est pas unique, loin de là, je connais des tas d’entrepreneurs qui font office de couteau suisse dans leur entreprise, et qui en plus ont quelques activités périphériques qu’il leur est très difficile d’éliminer (parce qu’elles sont sympa et ont du sens à leurs yeux, la plupart du temps)… Rajoutez à cela des emails, des rendez-vous, des (aaarrrrghghghg) réunions, les réseaux sociaux, un peu de sport, une vie perso (tant bien que mal) et voilà : vous êtes à la bourre sur tout, et papillonnez de todo en todo sans trouver le temps de prendre du recul, de nourrir une vision ou de la créativité, et avez de plus en plus de pression…

Avec le temps, j’ai appris (même si je suis encore extrêmement mauvais pour être « focus » sur une seule chose sur de longue périodes) à aménager un peu ma façon de travailler pour – même si c’est loin d’être parfait – essayer de mieux gérer et vivre tout cela. D’ailleurs si vous aussi vous avez des astuces, n’hésitez pas à les partager en commentaires !

  • Limiter le nombre de ses projets « en cours ». C’est probablement l’un des points les plus compliqués à mettre en place tant on pense que l’on doit forcément faire avancer tous les dossiers en même temps. Du coup, on a 10, 15, 20 projets différents de front, avec peu de satisfaction de « terminer » rapidement les choses. Tout avance, mais en parallèle, et cela grignote beaucoup d’énergie dans le fait de tout avoir en tête et de passer de l’un à l’autre.
    Solution -> Travailler sur quelques projets choisis, en y passant plus de temps et en refusant de lancer de nouvelles choses tant qu’on en n’a pas terminé une autre.
  • Alléger le problème des emails. J’en avais parlé ici, mais c’est un des points stressants et gourmand en temps qu’il est possible de minimiser assez rapidement… et ainsi de gagner un peu de temps chaque jour.
    -> Quelques étapes : centraliser tous les messages dans une seule boite, supprimer toutes les newsletters et pubs, s’accorder quelques plages horaires bien définies dans la journée, supprimer les notifications, avoir quelques mails-types…
  • Des réunions ? Si vous vous autorisez encore des réunions, il est important de bien les gérer. Qu’elles soient plus courtes, moins nombreuses, mieux orientées, à distance si c’est jouable… Et ne pas s’interdire de faire des réunions de 10 minutes si cela suffit…
    -> Plus de « multi-tasking » (vous vivez VRAIMENT la réunion, sans regarder vos mails ou parler d’autre chose que du sujet de la réunion), elles se font en temps limité, on ne commence pas sans lister l’ordre du jour, et on garde les 3 dernières minutes à lister les actions.
  • Travailler en mode « commando ». C’est un peu le corollaire du point n°1 : en limitant le nombre de projets « en même temps », il faut aussi chercher à limiter la durée sur laquelle s’étale un projet. Par exemple, « créer notre site web » doit prendre 15 jours, pas plus. Mettre en place un process commercial ne doit pas traîner plus que sur 3 ou 4 semaines, rédac des méthodos et création des docs-types inclus.
    -> Se forcer, pour tenir les délais, à parer au plus pressé : en s’inspirant de ce qui existe ailleurs, en limitant les allers-retours, et faisant simple… et en se forçant à faire puis à améliorer plutôt que de vouloir faire parfait dès le premier coup… et en s’imposant de vrais délais courts (de toute manière, on ne travaille qu’avec des deadlines :)
  • Lutter contre l’effet trou noir des réseaux sociaux. Oui, en tant qu’entrepreneur, les réseaux sociaux sont importants pour votre image, pour toucher des prospects, construire votre légitimité. Mais CA VOUS TUE aussi la productivité. Il suffit de lancer une page Facebook ou twitter pour perdre automatiquement 15 minutes dans la foulée…
    -> limiter le nombre de connexions que l’on s’autorise dans la journée, bien se poser la question de l’intérêt de tel ou tel post sur les réseaux, travailler sur seulement certaines tranches horaires (ou dans les transports, par exemple), ou passer via des systèmes qui permettent de programmer ses envois (et donc n’y passer qu’une fois par jour)…
  • Réserver des plages horaires pour avancer les dossiers importants. On a rarement tendance à bloquer 2 ou 3 heures « pour soi » dans son agenda. C’est pourtant le meilleur moyen, lorsque l’on sait que l’on doit se plonger (et donc se focaliser) dans un dossier : bloquer une plage horaire où l’on ne prendra pas autre chose. Travailler en temps limiter pousse aussi à l’efficacité : on sait que l’on doit, avant les 2 heures, avoir achevé le boulot.
    -> Ne pas hésiter à se bloquer (et tenir le blocage) des plages horaires. Couper emails, téléphone, réseaux sociaux, discussions… sur cette plage.
  • Tout noter. Je suis personnellement un vrai poisson rouge, et si je ne note pas tout, j’oublie. Pour chaque projet ou todo, donc, j’essaie de me forcer à noter ce que je dois faire, pour qu’au moment où je dois avancer cela me soit simple de me mettre en mouvement. En tout cas, j’ai moins le petit moment totalement inefficace de  me demander ce que je fais ensuite…
    -> Avoir un calepin (ou une appli, mais un smartphone est déjà en soi une distraction, sauf si comme moi vous avez un WindowsPhone et donc très peu de bonnes applis à disposition :) ) et prendre l’habitude de tout noter dans une grosse todo-list.
  • Faire un point hebdo (avec soi-même). Une fois par semaine, prendre une demi-heure (la caler comme rdv récurrent dans son agenda !) pour revoir là où on en est, ajuster son propre planning, achever certains projets…
  • Savoir quoi « ne pas faire ». En gros, avoir sa « Not-Todo-List » en tête, de projets auxquels on a dit « non », ou de types de tâches que l’on s’interdit. C’est une autre bonne façon de faire le focus et d’éventuellement sous-traiter une partie de son travail :)

 Et vous ? Quels sont vos secrets (à part travailler plus…) ?

10

  1. Bonjour Guilhem,

    Pour compléter les astuces pour gérer ses mails, je conseille cette application qui permet d’insérer du texte (phrase, formule de politesse ou autre) en tapant un raccourci : http://www.trankynam.com/atext/

    Sinon +1 pour le poisson rouge :)

    Un autre conseil est de se lever tôt, ce n’est pas toujours facile mais c’est bon de savoir qu’on a complété la plus grosse tache de la journée à 11h (voire plus tôt).

    Au plaisir
    Alexandre

  2. Cet article est vraiment bienvenu. J’ai aussi ce problème et ça commence à prendre des proportions importantes, surtout quand le côté vie privée se met à gueuler en voyant diminuer le temps qui lui est dédié.

    Je pense d’ailleurs que je vais jeter un œil au lien du commentaire précédent parce que, par dessus tout, ce qui fait défaut c’est un outil qui permette d’organiser tout ça et d’avoir un aperçu de tout en un coup d’œil.

  3. Hop, un super article (en anglais) à découvrir sur le sujet : http://katemats.com/people-are-lazy/

    • Pierre-Adrien

      10 mai 2013 at 18:17

      Très bon article, merci du partage. J’aime beaucoup la façon dont c’est écrit, des conseils de bon sens sans tourner autour du pot.

  4. Ahaha trop marrant… j’ai l’impression de m’entendre…

    Limiter le nombre de ses projets « en cours » fiou… comment y remédier, je me demande même si un jour j’y parviendrai… la soif de création, de créer… difficile de s’en passer.

    Pourtant au bout du compte à force d’avoir trop sur les bras, on arrive plus à donner le tour… du coup je liquide certains trucs. Enfin il faut dire que 6 mois après je me trouve dans la même situation avec de nouveau concepts sur les bras…

    Bon ben va falloir apprendre à trier :)

  5. Autre petit astuce concernant les emails : surtout ne pas commencer sa journée par répondre à ses emails. Nous avons tous tendance à sauter sur nos emails quand on arrive au bureau… dommage parce que c’est le moment de la journée où l’on est le plus créatif et le plus productif. Notre temps pourrait être mieux investi autre part.

  6. Damien PG

    6 mai 2013 at 9:08

    On peut aussi gérer les priorités de sa todo list comme suit :
    A – Les tâches importantes et urgentes, non déléguables, à effectuer en priorité et soi-même
    B – Les tâches importantes, mais non urgentes
    C – Les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées
    D – Les tâches ni importantes, ni urgentes, à déléguer ou à supprimer

  7. Une pratique sympa pour faire le point sur les projets en cours et se (re) concentrer sur les plus importants : http://www.foundercentric.com/wip-yourself/

  8. Laure Merlin

    27 mai 2013 at 7:49

    Merci Guilhem!
    Je suis d’ailleurs en train de te lire parce que je suis debout depuis 4 h du matin et paralysée par tant de todo… Renouvellement du genre todo list d’ailleurs, tout en rondeur droptask.com, super manager de projets pour moi. Et pour concrètement réduire le nombre de projet en cours, ‘prioritize for success like Warren Buffet’ : en gros,
    1/prendre un bon quart d’heure pour écrire tout ce que je voudrais, j’ai toujours voulu, j’ai choisi de faire…
    2/bien réfléchir et choisir mes cinq priorités
    3/renommer le restant de la liste (les 6+ priorités) : À NE SURTOUT PAS FAIRE et s’en tenir éloignée comme de la peste.
    Oouais je sais ça fait mal, mais en fait si on réussi vraiment dans l’un des cinq grâce à ce focus, on peut arriver à un jour où l’on n’a plus besoin de focus, et rouvrir la liste de Pandore? Ou se donner une date pour refaire cet exercice, chaque premier mai? Ou un critère de succès suffisant, quand j’aurais un million de clients/de yens…?
    Bonnes journées efficaces à tou(te)s!

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