Oui, bon, allez, le titre est clairement racoleur, mais bon… j’aime bien 
Dans l’article qui suit, je partage quelques un des trucs que j’ai appris – chemin faisant – pour arriver à gérer un peu mieux mes emails… Je me dis que je ne dois pas être le seul à en recevoir trop, et surtout c’est l’occasion pour vous de me donner vos astuces, le processus d’amélioration est toujours en cours chez moi, tout n’est pas encore parfait
- Utilisez Gmail – Oui, pour en avoir testé beaucoup, c’est encore ce qu’il y a de mieux, une fois que l’on s’est habitué au système de « discussions » et de quelques autres particularités, c’est tout de même pas mal du tout. En tout cas dans l’optique de « je gère beaucoup de courrier ». Finalement, il ne lui manque quasiment qu’un outil d’analytics pour suivre son activité
- Centralisez tout dans une seule boite – Si comme moi vous avez plusieurs activités, sites, assos, boites, … donc plusieurs adresses emails, je vous conseille de tout faire pointer vers la même boite. Et que tout arrive « à plat » dans la boite de réception. Je teste même actuellement de ne plus répondre depuis un device mobile. Je pense même pouvoir arriver à supprimer le fait de consulter depuis un appareil autre que mon PC principal. Ca permet de ne plus avoir l’impression d’avoir survolé ses mails ou d’en avoir traité certains, alors qu’on les a juste effleurés dans une appli mobile.
Cela a un autre effet : on laisse les mails dans l’inbox tant qu’ils ne sont pas traités. On ne joue plus avec le mode « non lu » ou le suivi, si c’est traité, c’est archivé. Et si possible, même, supprimé définitivement. En réalité, on n’a que très peu besoin de classer les choses… - Mettez des « libellés », utilisez les filtres – si tout arrive au même endroit, tout de même on peut vouloir différencier les types de mails. J’utilise pour cela les libellés. Sur l’image en bas, ce sont les « morceaux » de couleur, qui me disent à quoi est rattaché tel ou tel mail : ma boîte, une adresse contact ou presse, quelque chose de privé, ce qui a trait à mon blog… Cela me permet de retrouver un peu plus aisément ce qui est vraiment important (sans passer pour autant tout mon temps à trier, la plupart des libellés se mettent automatiquement car j’ai configuré des filtres (sur l’envoyeur, des sujets précis, l’adresse de destination, …). Cela permet aussi, lorsque l’on veut se concentrer uniquement sur un sujet, de n’afficher que les mails idoines.
- Installer le plugin « minimalist » – il fonctionne sous chrome, et a la particularité de vous permettre de supprimer tout un tas d’éléments graphiques et de fonctionnalités de Gmail. Dont la pub, le chat, et tout un tas d’autres trucs qui ne sont que des distractions. Il ne reste plus qu’à demander une grande densité et 100 messages par page, et vous voilà prêt à dépiler du mail de façon industrielle.
- Ayez des mails type – voilà qui aide bien : amusez-vous à repenser aux réponses les plus fréquentes (par exemple je dois recevoir 10 mails par semaine de personnes me demandant comment télécharger mon ebook sur le business-plan). Allez pour cela dans les Labos (dans les paramètres) et recherchez dans les outils celui qui s’appelle « réponses standardisées »… Cela marche très bien aussi pour répondre à des stagiaires que non, on ne les prendra pas, ou pour pousser votre invitation à votre beta…
- Supprimez pub et notifications – Beaucoup de vos emails sont de la pub, des newsletters inutiles, ou des notifications des services (genre facebook « oh un ami vient de répondre à un commentaire dans une discussion à laquelle tu as participé »). VIREZ-LES. Si vous cliquez pendant 1 mois sur les liens me désinscrire des pubs/newsletter (sauf celle de WeLoveSaaS, qui est canon), et que vous allez dans vos différents services SaaS et réseaux sociaux pour tout débrnacher, ça se passera bien, bien mieux !
- Acceptez de ne pas répondre à tout, ou à dire non – Clairement, si vous recevez plein de sollicitations, donc trop, il va falloir accepter de soit ne pas répondre à tous, soit envoyer un mail type, soit dire non à ce qui prendrait trop de temps…
- Gérez par plages de temps – j’ai essayé de me tenir à 2 fois 45 minutes dans la journée, mais je n’y arrive pas encore. Ce qui est sûr c’est qu’on est beaucoup plus efficace en se mettant par exemple 1h à fond pour « dépiler du mail », deux fois dans la journée, plutôt que de rester planté toutes les 3 minutes devant son inbox à pousser le bouton refresh frénétiquement… même si, oui, c’est tentant. Mais c’est pas bien. Désactivez aussi, si vous en avez encore, toutes les notifications d’arrivée de nouveau message, rien de tel pour pourrir la productivité.
- Mettez de la musique dans vos oreilles – oui oui oui, trouvez de la bonne transe / techno / electro / musique que vous trouvez un poil lancinante… voire même un seul morceau en boucle, sans paroles. Assez fort. Et planquez votre téléphone, aussi. Et n’ouvrez pas d’autres fenêtre. Bref, soyez « focus » pendant une heure quoi.
- Soyez proactif pour limiter les échanges à venir – Il y a plein d’échanges de mails qui ne devraient même pas naître. Ceux pour trouver une date (proposez-en trois tout de suite), ceux qui ne sont qu’un chat, ceux qui sont trop longs à taper et qu’un coup de skype ou de google hangouts solutionnerait bien mieux, …
Bon, je ne suis pas parfait encore, je dois à peu près faire des entorses à la moitié des points ci-dessous, mais l’important, c’est de s’améliorer continuellement, hein
D’ailleurs, vous, quelles sont vos bonnes tactiques ?
Mieux gérer sa boite mail !
27 septembre 2012 at 13:19
Super article ! merci Guilhem.
En ce qui me concerne, c’est un sujet que j’adore, toujours en recherche de lifehacks pour gérer au mieux son temps et son inbox.
En fait, il n’y a pas une méthode, ni 10 secrets pour gérer sa boîte mail, comme tu le dis, c’est plutôt, chacun sa technique :
Si je devais en retenir quelques unes :
– l’Inbox Zéro, très bien expliquée par Gonzague : http://gonzague.me/inbox-zero#axzz27fQSO1Vr
– la GTD appliquée à Gmail : http://www.mariejulien.com/?post/2011/10/02/De-la-GTD-maison-avec-gmail-et-google-apps#main ou http://blog.c-krylatov.com/2011/10/13/comment-je-trie-ma-boite-gmail/
– et enfin ma ressource favorite et quelque peut contradictoire : le programme Revive your inbox : http://www.reviveyourinbox.com/ , 21 jours où vous apprenez à reprendre vie dans votre cauchemar d’inbox… sauf que ce programme, vous envoie un mail par jour, pendant 21 jours. Mais cela vaut vraiment le sacrifice. La même boîte a aussi monté un jeu The Email game pour apprendre à gérer sa boîte en s’amusant. http://www.emailga.me/
Personnellement, mes tips rejoignent les tiens,
1. centraliser les boîtes mail dans une seule,
2. des filtres à tout va (quel bonheur)
3. zéro utilisation de l’archivage Google qui ne sert à rien selon moi. Supression des mails après lecture, pour les éléments importants, sélection > clic droit > export vers une note Evernote
4. Gmail propose depuis quelques temps un truc assez fun : la Priority Inbox, assez bien fichue et qui permet avec un peu de temps d’affiner vos priorités en matière de réception de mail.
5. Consultation de la boîte une fois par journée (pour ordre d’idée, je dois avoir quelque chose comme une vingtaine d’adresses mail, not kidding).
6. De pas hésiter à utiliser un client Desktop comme Thunderbird pour ceux qui sont trop habitués au client Outlook au travail. La gestion des filtres, des spams et des comptes, quoiqu’un peu fastidieuse au début, permet d’être un sacré roxxor si on prend un peu de temps pour s’en occuper au début !
Voilà, c’est à peu près tout
27 septembre 2012 at 14:07
gmail dispose d’un rapport d’activité !
https://www.google.com/settings/activity
c’est assez simplifié, mais on peut aussi recevoir un rapport mensuel pas mal foutu.
27 septembre 2012 at 17:49
Hello,
Perso, j’ai pioché dans le labs de gmail un petit outil bien sympa : Multiple inbox.
Quand effectivement on regroupe tout sur la même boite, c’est bien pratique pour d’uncôté le pro, de l’autre les projets annexes (ou les sites de deals dixit ma future femme…)
27 septembre 2012 at 20:40
Pour ma part 2 axes :
Super nanny (chrome) pour appliquer 2 plages comme indiqué dans l’article
Puis le mois d’après pas d’email le matin ! Radical , pas facile au debut , mais terrible d’efficacité
27 septembre 2012 at 21:41
Je suis surpris de ne pas te voir proposer d’utiliser Rapportive !
28 septembre 2012 at 11:43
Quand je lis un post comme ça je me dis que j’ai encore pas mal à apprendre en terme d’efficacité. Moi qui trouvais avoir déjà bien progressé depuis que j’avais lu le chapitre « Don’t Suck at Emails » de Do More Faster (TechStars), je m’aperçois que j’ai encore du chemin à parcourir !
First step: je vais tenter de migrer de mon Mail Mac à un 100% Gmail et te dirai ce que ça donne.
Thanks for sharing Mister Guilhem!
28 septembre 2012 at 13:06
Très bon article !!
Je n’en suis pas non plus à ce niveau encore.
Juste de l’organisation en libellés, dossiers et m’occuper des mails 2 fois par jour
29 septembre 2012 at 14:22
Ces conseils sont globalement tres bien.
Mais, le conseil de base du devoreur de mail, pour moi, c’est de ne jamais repondre si on n’est pas en destinataire primaire du mail. Surtout dans un environnement corporate.
G.
8 juillet 2013 at 19:32
+1 pour GMAIL … surtout depuis sa dernière mise à jour, on a un système d’onglet assez intelligent pour bien dispatcher ses emails
un coté + de gmail c’est aussi l’indexation (google donc :p) qui permet de facilement retrouver les mails. Je n’ai malheureusement pas toutes mes boites sous gmail, j’utilise outlook pour le pro et pour retrouver un mail, bonne chance …