Des process dans une startup ?

Voilà un thème qui revient décidément pas mal dans les discussions que j’ai soit avec mes associés pour invox.fr, soit dans certaines des boites que j’accompagne : la place des « process ».

Cela peut sembler un peu contre-intuitif de parler de « processus » déjà lors des premiers mois de vie d’une startup : c’est en effet plutôt la phase de la réactivité extrême et de la « désorganisation productive ». On relève finalement mieux les défis auxquels on est confronté (le fait de ne rien savoir d’un marché, de devoir y aller à tâtons) lorsque l’on doit surtout donner la primeur à son intuition, à sa capacité d’agir vite, à son flair pour comprendre où aller et sortir du brouillard.

Ce qui est contre-intuitif, c’est que dans ce désordre nécessaire, un peu d’ordre ne nuit pas. Cela prend la forme au départ de « routines », ces habitudes que l’on se force à prendre pour limiter l’incertitude et le doigt mouillé.

C’est quoi un process ?

Tout simplement, un processus (parlons français !) c’est une liste de choses à faire, une manière de fonctionner, qui permet de faire une tâche ou un ensemble de tâches plusieurs fois de la même manière, et si possible en automatisant ou industrialisant une partie des actions.

Les effets positifs de la présence de process dans une startup…

Si je prône cela aujourd’hui, c’est que je suis persuadé que c’est une étape nécessaire, voire vitale, dans votre vie de startup / création d’entreprise. Et que c’est à intégrer dès le début…

  • Gagnez du temps. Un process, normalement, doit faire en sorte que mises bout-à-bout, les actions vous prennent moins de temps. A force de répéter une tâche, un peu comme chez Ford au temps du mythique Modèle T, vous explicitez très clairement ce qu’il faut faire ou ne pas faire, et avec quelle méthode. A terme, il y a fort à parier que votre productivité augmentera.
  • Travaillez mieux, plus qualitativement. Avoir un process amène aussi à se poser la question de « est-ce que l’on fait au mieux » ? Une fois que l’on se demande si la MANIERE de travailler est la bonne, on trouve plein de façons d’être meilleur.
  • Ne soyez plus indispensables. Je vous souhaite d’avoir des collaborateurs : on ne réussit pas une boite tout seul. Et pour intégrer d’autres personnes autour de vous, il faut leur simplifier un peu la tâche : donc leur donner un cadre de travail, des objectifs, des méthodes, … Bref, des processus. Qui vous permettront aussi de juger de leur efficacité… Libre à eux évidemment de les faire évoluer ensuite.
  • Réduisez l’incertitude. « Qu’est-ce que je dois faire ce matin » ? Voilà une phrase que les process permettent d’éradiquer : vous avez toujours un truc à faire et surtout vous savez comment le faire !
  • Tenez, dans la durée, sur ce qui est important. L’entrepreneur a une certaine capacité à aimer faire « ce qui est nouveau ». Le process a l’avantage de le forcer à tenir certaines actions dans la durée… et donc se donner une chance de gagner pour tout ce qui prend mécaniquement du temps.
  • Aidez-vous à faire ce que vous n’aimez pas faire. Il y a tout un tas de trucs qu’on déteste faire. Moi c’est l’administratif. Et aussi des choses qu’on ne déteste pas faire, mais qui se trouvent être importantes quand même et qui passent malheureusement après tout le reste.
  • Rendez votre boite lisible de l’extérieur. La grande désorganisation, ça va un temps, et ce temps est vite révolu dès que vous voulez convaincre des personnes clés de rejoindre le projet : clients, investisseurs, collaborateurs ou associés. Avoir des processus rend votre organisation et votre mode de fonctionnement un peu moins « farwest », un peu plus « normal », et donc votre startup apparaît plus rassurante et attractive !
  • Augmentez la valeur/valorisation de votre startup (ou l’appétence des investisseurs à s’y pencher avec intérêt). Une boite « qui tourne bien », donc qui a des processus huilés et efficaces, vaut plus cher qu’une qui ne l’est pas. Point final.

Oui, mais alors, ça peut être quoi un process de startup ?

Ok, quelques exemples issus de ma propre pratique…

  • Faire sa compta ou facturation. Par exemple avoir un processus facturation / relance : édition des factures tel jour du mois, relances types après x jours, coup de téléphone si délais non respectées, utilisation de tel format ou tel logiciel de facturation, …
  • Tenir son blog. C’est par essence LE truc qu’il faut tenir sur la durée. Et du coup avoir un rituel et une méthode aide beaucoup, pour ne pas être pris par le syndrome de la page blanche !
  • Faire sa veille concurrentielle. Histoire de ne pas tomber dans l’obsession de savoir ce que font vos concurrents, gardez-vous 2 fois par an 2 heures pour vous balader sur les sites des concurrents et voir ce qu’ils font.
  • Faire du commercial. là il peut y voir plusieurs processus. Par exemple celui du démarchage à froid sur LinkedIn : modalités de recherches et de ciblage, qualification des fiches, premier contact, relance, rendez-vous…
  • Faire un brainstorm « idées pour se faire connaître ». Une fois par mois, par exemple, réunir tout le monde autour d’une bière (ou autre) et essayer de trouver une petite action, qui ne coûte pas cher, et qui peut être mise en place en moins de 2 semaines pour se faire connaître. On la débriefe à la réunion suivante et on en trouve une autre !
  • Ecouter ses collaborateurs. Idée piquée au copain Sylvain qui pratique son processus du 3+ : 3-. Et ça marche !
  • Faire une newsletter pour ses proches. Se donner une récurrence (genre tous les mois), un chemin de fer particulier, … Idem pour une newsletter B2B.

Voilà, et vous, c’est quoi vos process préférés ? Vous avez choisi de ne pas en avoir du tout ?

 

 

 

5

  1. Des process oui mais au bout de plusieurs mois d’existence, quand un semblant de business model aura émergé, non ? L’idee de « process » renvoit à quelque chose de figé, alors que l’idee de startup renvoit au dynamisme, l’évolution, la recherche d’une voie.

  2. Hello guilhem, je rajouterais :

    – recuperer ses kpi mensuels pour faire un rapport
    – recruter un stagiaire (liste des ecoles, formulaires…)
    – faire sa ligne editoriale de la semaine
    – les team meeting et les revues de taches/ sprints
    Enfin en fait j’en ai plein d’autres 😉

  3. Dans l’esprit du livre « Work the system » de Sam Carpenter, nous essayons de notre côté d’automatiser le plus possible les tâches de routine de façon à pouvoir les déléguer et à ne pas laisser l’entreprise se reposer uniquement sur nous et ce que l’on a dans la tête et pas sur le papier.
    C’est un gros boulot au début (et il faut sans cesse les retravailler) mais cela permet aussi de se vider l’esprit et de se concentrer sur les tâches nouvelles et importantes.

  4. Par définition une startup cherche son business model donc les process de type Build -> Measure -> Learn devraient être les seuls qui vaillent.
    En pratique, le temps manquant, les process ou « to-do »dont tu parles sont clés pour être efficace et pouvoir se consacrer sur ce qui est le plus créateur de valeur, et notamment la réduction de l’incertitude.

  5. Nous avons mis en place 3 process qui fonctionnent env 1 an apres la creation de l entreprise :commercial, facturation et planification.
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